Wer eine Hochzeit, einen runden Geburtstag oder eine Familienfeier plant, stößt früher oder später auf eine Frage: Müssen wir für die Musik GEMA zahlen? Die kurze Antwort: Bei echten Privatfeiern meist nein – bei öffentlichen Veranstaltungen fast immer ja. Die lange Antwort ist differenzierter, denn ob eine Feier privat oder öffentlich ist, hängt nicht von der Location, nicht vom DJ und auch nicht davon ab, ob Eintritt verlangt wird, sondern von der Zugänglichkeit: Wer darf teilnehmen – ein geschlossener, persönlich verbundener Kreis, oder eine Mehrzahl von Personen, die nicht miteinander verbunden ist? Die GEMA erläutert diese Abgrenzung selbst sehr klar und nennt als starke Indizien für Öffentlichkeit: Flyer, Online-Werbung oder frei erhältliche Eintrittskarten. Persönliche Einladungen an Familie und Freundeskreis sprechen dagegen für Privat (GEMA zu Privat vs. öffentlich; GEMA „Das Wichtigste zu den Gebühren“).
Rechtlich wird „öffentlich“ im Urheberrechtsgesetz definiert: Eine Wiedergabe ist öffentlich, wenn sie „für eine Mehrzahl von Mitgliedern der Öffentlichkeit bestimmt ist“; zur Öffentlichkeit zählt jeder, der nicht durch persönliche Beziehungen mit den Anwesenden verbunden ist. Das ist der juristische Kompass, an dem sich die GEMA-Praxis orientiert (§ 15 Abs. 3 UrhG).
1) Was die GEMA eigentlich macht – und was nicht
Die GEMA ist eine Verwertungsgesellschaft. Sie sammelt Urhebervergütungen für Komponist:innen, Textdichter:innen und Musikverleger:innen, wenn Musik öffentlich genutzt wird – etwa auf Stadtfesten, in Bars, im Vereinsheim, bei Messen oder in öffentlich zugänglichen Firmenfeiern. Es geht nicht um „Strafe“ oder eine „Steuer“, sondern um die Vergütung kreativer Arbeit. Wer sich einen schnellen Überblick wünscht, findet ihn direkt bei der GEMA unter „GEMA – einfach erklärt“ (GEMA-Überblick).
Wichtig ist die Abgrenzung: Die GEMA regelt Urheberrechte an Werken (Komposition, Text). Davon getrennt sind Gagen für Musiker:innen (die zahlt ihr direkt) und Plattform-Lizenzen (z. B. Nutzungsbedingungen von Streaming-Diensten). Für euch als Veranstalter:innen zählt zunächst nur: Ist die Wiedergabe öffentlich? Wenn ja, braucht ihr eine GEMA-Lizenz; wenn nein, nicht.
2) Privat vs. öffentlich: So trennst du sauber
Eine Feier ist privat, wenn sie abgegrenzt ist und die Anwesenden persönlich miteinander oder mit euch als Gastgeber:innen verbunden sind – typischerweise Familie, Freund:innen, enge Kolleg:innen, die persönlich eingeladen wurden. Eine Hochzeit im gemieteten Saal bleibt also privat, solange dort keine fremden Gästeteilnehmen und es keine öffentliche Bewerbung gab. Genau das schreibt die GEMA: Persönliche Einladungensprechen für Privat; Flyer, Plakate, Tickets, Web-Werbung sprechen für Öffentlichkeit. Betriebsfeste und Vereinsfeiern sind „in der Regel“ öffentlich, weil die Teilnehmenden nicht alle untereinander persönlich verbunden sind. Das kann überraschen, ist aber urheberrechtlich konsequent (GEMA zur Öffentlichkeit; GEMA – „Das Wichtigste zu den Gebühren“).
Grenzfälle gibt es, und hier lohnt gesunder Pragmatismus: Wird eure Hochzeit in einem Restaurant gefeiert, dessen Gastraum parallel für Laufkundschaft geöffnet ist, entsteht schnell ein Mischfall; nutzt ihr stattdessen einen separaten Raum nur für geladene Gäste, bleibt es privat. Ein Polterabend „für alle“ im Dorf wird schnell öffentlich; ein Polterabend nur mit namentlich eingeladenen Gästen bleibt privat. Orientierung bietet neben der GEMA-Seite auch die UrhG-Definition, die genau diese persönliche Beziehung zum Kriterium macht (UrhG § 15 Abs. 3).
3) Typische Fälle aus der Praxis
Hochzeit: Ihr ladet Familie und Freund:innen ein, es gibt keine Werbung, der Raum ist nicht für Fremde zugänglich. Ergebnis: keine GEMA-Anmeldung nötig. Spielt eine Band oder ein DJ, ändert das an der Privatheit nichts – die GEMA fragt hier nicht nach der Technik, sondern nach dem Zugang. Das deckt sich mit den GEMA-Hinweisen und wird auch in Praxisratgebern so dargestellt (GEMA – Veranstaltungen mit Musik).
Geburtstag/Taufe: Gleiches Prinzip. Geschlossener Kreis = privat. Auch eine gemietete Location bleibt privat, solange nur Geladene hinein dürfen und keine Werbung erfolgt. Stellt die Location den Raum offen, oder kommen „Freunde von Freunden“ ohne Einladung, kann die Schwelle zur Öffentlichkeit überschritten werden.
Betriebsfeier: Häufig öffentlich im Sinne des Urheberrechts, weil der Teilnehmerkreis nicht auf persönlich verbundene Personen beschränkt ist. Das gilt erst recht bei Kundenevents oder Vereinsfesten; hier ist GEMA-Lizenzzu prüfen.
4) Wer meldet eigentlich an – und wie läuft das?
Ist eine Veranstaltung öffentlich, braucht es eine GEMA-Lizenz. Veranstalter:in ist, wer die Veranstaltung organisiert und verantwortet – häufig also die Firma, der Verein oder die Person, die ein öffentlich zugängliches Fest ausrichtet. Manche Locations übernehmen die Anmeldung für euch; das sollte dann vertraglich festgehalten werden. Die GEMA stellt dafür ein Online-Portal mit Preisrechner und Tarifübersicht bereit, über das die Anmeldung unkompliziert erfolgt (GEMA „Veranstaltungen“, „Tarifübersicht & Preisrechner“). Ihr findet dort auch die Art der Nutzung (Live, Tonträger/Playlist, Streaming, Internet usw.) (GEMA Anmelden – Portal; Tarifübersicht/Preisrechner).
Tipp: Wenn ihr über Klanggeber bucht, klären wir mit euch vorab die Einstufung und geben eine klare Handlungsempfehlung; weitere Planungsartikel findet ihr in unserer Rubrik Tipps & Ratgeber (interne Links).
5) Kosten: Wovon hängen GEMA-Gebühren ab?
Die Höhe richtet sich u. a. nach Art der Nutzung (Live-Musik, Wiedergabe von Tonträgern/DJ, Bildschirm-/TV-Ton), Größe bzw. Gästezahl und ggf. Eintritt. Konkrete Beträge ändern sich gelegentlich; deshalb lohnt immer der Blick in die aktuelle Tarifübersicht bzw. den Preisrechner. Für Gastronomie-Pakete oder Sport-/TV-Nutzung gibt es Standardangebote, die ihr online einsehen könnt – sie zeigen, wie systematisch die GEMA nach Nutzungsszenarienlizenziert (GEMA Tarifübersicht/Preisrechner). Wichtig: Bei Privatfeiern im geschlossenen Kreis fallen diese Gebühren nicht an (GEMA – Tarife & Preisrechner; GEMA Veranstaltungen).
6) DJ, Band, Technik: Macht das einen Unterschied?
Für die Einstufung (privat/öffentlich) ist es egal, ob eine Band spielt, ein:e DJ auflegt oder ihr eine Playlist laufen lasst – die GEMA fragt nicht nach dem „Wie“, sondern nach dem „Für wen“. Relevanz bekommt die Unterscheidung, wenn es um öffentliche Events geht: DJs, die Musikdateien kopieren und öffentlich wiedergeben, brauchen (zusätzlich zur Event-Lizenz) je nach Arbeitsweise eine Lizenz für das Vervielfältigungsrecht (GEMA-Stichwort DJ-Tarif/VR-Ö). Die GEMA erklärt auf einer eigenen Seite, wann DJs welche Lizenz benötigen und wann nicht – ein Blick dorthin spart Missverständnisse (GEMA-Seite „DJ-Tarif“). Bei rein privaten Feiern stellt sich die Kopierfrage urheberrechtlich in der Regel nicht, weil die öffentliche Wiedergabe gerade nicht vorliegt; bei öffentlichen Events dagegen unbedingt sauber lizenzieren (GEMA-DJ-Info).
Wenn du selbst Musiker:in bist, gelten nochmal andere Regeln – was du zur GEMA aus Künstlersicht wissen musst, erfährst du in unserem Beitrag GEMA für Musiker:innen.
7) Streaming-Dienste (Spotify & Co.): Was gilt?
Ein häufiges Missverständnis: „Wenn wir Spotify zahlen, ist doch alles erlaubt.“ Nein. Streaming-Dienste werden privat lizenziert; ihre AGB schließen öffentliche oder gewerbliche Nutzung aus. Bars, Restaurants, Läden oder öffentlich zugängliche Events dürfen Spotify deshalb nicht einsetzen – selbst wenn die GEMA lizenziert ist. Das sind zwei verschiedene Rechtskreise: GEMA-Rechte für die Werke und Plattform-Nutzungsrechte für den Dienst. Spotify formuliert es unmissverständlich: „Spotify ist nur zur privaten, nicht gewerblichen Nutzung gedacht“ (Spotify Support „öffentliche/gewerbliche Nutzung“). Für Privatfeiern im Familien-/Freundeskreis ist das kein Problem; für öffentliche Events braucht es andere Quellen (z. B. DJ-Pools, kauf/geliehene Tonträger) (Spotify-Support).
8) Typische Irrtümer – sauber aufgelöst
„Es ist privat, weil wir keinen Eintritt nehmen.“ – Falsch. Eintritt ist kein Kriterium; entscheidend ist, wer Zuganghat. Die GEMA nennt Werbung und offenen Zugang als klare Anzeichen für Öffentlichkeit; persönliche Einladungen sprechen für Privat (GEMA-Abgrenzung).
„Die Gäste kennen das Brautpaar – das reicht.“ – Nicht ganz. Maßgeblich sind persönliche Beziehungen innerhalb des Kreises; je „offener“ der Kreis (z. B. über Bekannte-von-Bekannten ohne Bezug), desto eher öffentlich. Auch hier hilft der Blick in UrhG § 15 Abs. 3 (gesetzliche Definition) und die GEMA-Praxis (UrhG-Definition; GEMA-Seite).
„Die Location kümmert sich immer.“ – Nein. Veranstalter:in ist grundsätzlich, wer das Event ausrichtet. Manche Locations übernehmen die GEMA-Anmeldung – dann aber vertraglich fixieren (GEMA-Portal).
9) Schritt-für-Schritt: So entscheidest du sicher
Schritt 1 – Zugang prüfen: Nur geladene Gäste? Kein offener Zutritt? Keine Werbung? → Privat. Gibt es Flyer, Social-Posts zur Einladung „an alle“, Gäste bringen weitere Gäste? → Öffentlich (GEMA-Hinweise; UrhG-Definition).
Schritt 2 – Rolle klären: Wer ist Veranstalter:in? Ihr? Der Verein? Die Firma? Die Location? → Zuständigkeit festhalten. Anmeldung (falls nötig) über das GEMA-Onlineportal mit Preisrechner (Tarifübersicht).
Schritt 3 – Musikquelle planen: Privatfeier → frei wählbar (Playlist, DJ, Band). Öffentlich → Plattform-AGBbeachten (kein Spotify), ggf. DJ-Pool/Downloads, plus GEMA-Lizenz (und bei Kopieren: DJ-Tarif beachten).
Schritt 4 – Dokumentation: Daten der Veranstaltung, Raum, erwartete Gästezahl. Falls Location die GEMA übernimmt, schriftlich fixieren.
Für Planung & Buchung von Live-Musik findet ihr bei uns übersichtliche Guides in Tipps & Ratgeber sowie passende Musiker:innen in unsere Übersicht.
10) Sonderfälle kurz erklärt
Hintergrundmusik in öffentlich zugänglicher Gastronomie:
Das ist immer GEMA-relevant; dafür gibt es Paket-Tarife je nach Fläche und Nutzung (Musik, TV-Ton etc.) – Details und Preise laufen über die GEMA-Tarifübersicht/Preisrechner. Für Sport-/TV-Übertragungen sind zusätzlich TV-Rechte/Direktlizenzen zu beachten (Tarifübersicht; Brancheninfos). Prüft die aktuelle GEMA-Seite für euer Szenario (GEMA Tarifübersicht/Portal).
Vereinsfest/Schulfest:
In aller Regel öffentlich, also GEMA-pflichtig. Häufige Faustregel: Je offener der Teilnehmerkreis, desto wahrscheinlicher die Lizenzpflicht (GEMA-Hinweise, juristische Definition).
Firmenfeier:
Häufig öffentlich im Sinne des Urheberrechts (Teilnehmerkreis nicht persönlich verbunden). Ausnahmen sind möglich, aber hier lohnt die Einzelfallprüfung – im Zweifel über das GEMA-Portal nachfragen (Anmelden-Seite).
DJ kopiert Musikdateien:
Für öffentliche Events kann eine Vervielfältigungslizenz erforderlich sein (DJ-Tarif/VR-Ö). Die GEMA erklärt, wann und wie; für rein private Feiern ist das urheberrechtlich meist nicht relevant(DJ-Tarif-Seite).
Spotify/YouTube bei öffentlichen Events:
Nicht zulässig laut AGB. Öffentliche Nutzung braucht separate Lizenzenund oft andere Quellen. Privatfeiern sind hiervon nicht betroffen (Spotify-Support).
11) Häufige Fragen (FAQ)
Brauche ich für meine Hochzeit GEMA?
Nein, solange es eine geschlossene private Feier ist: persönliche Einladungen, kein öffentlicher Zugang, keineWerbung. Das decken GEMA-Infos ausdrücklich ab (Privat vs. öffentlich; Veranstaltungen).
Ist ein Geburtstag in der gemieteten Location privat?
Ja, wenn nur geladene Gäste teilnehmen und die Räume nicht für Fremde geöffnet sind. Sobald Dritte ohne Einladung Zugang haben, schlägt es in Öffentlichkeit um (GEMA-Hinweise; UrhG).
Zählt es als öffentlich, wenn ein:e Freund:in jemanden „mitbringt“?
Kommt auf den Charakter der Einladung an. Je offener die Kette (Freund von Freund ohne persönlichen Bezug), desto eher öffentlich. Maßgeblich ist die persönliche Beziehung als verbindendes Kriterium (UrhG-Definition; GEMA-Abgrenzung).
Meldet die Location oder wir?
Grundsätzlich der/die Veranstalter:in. Locations übernehmen es teilweise – dann schriftlich vereinbaren (GEMA-Portal).
Wie erfahre ich die Kosten?
Über die Tarifübersicht und den Preisrechner im GEMA-Portal. Dort wählt ihr Nutzung (Live, DJ, TV, Internet) und Rahmen (Fläche/Gäste), der Rechner gibt aktuelle Beträge aus (Tarifübersicht/Preisrechner).
Fazit
Privat bleibt privat – und öffentlich muss lizenzieren
Für Hochzeiten, Geburtstage und Familienfeiern gilt in der Praxis: keine GEMA-Pflicht, solange ihr im geschlossenen Kreis feiert und keine Öffentlichkeit herstellt. Öffentliche Veranstaltungen – vom Vereinsfest bis zur offenen Firmenfeier – sind lizenzpflichtig. Die Abgrenzung richtet sich nicht nach DJ/Band, nicht nach Eintritt, sondern nach dem Zugang. Mit dem GEMA-Portal (inkl. Preisrechner) ist die Anmeldung im Zweifel schnell erledigt – und eure Feier rechtlich sauber. Wenn ihr Live-Musik plant, unterstützen wir euch gern bei Auswahl und Ablauf: Stellt einfach eine allgemeine Anfrage mit euren Wünschen und Vorstellungen. Für Detailfragen zur Lizenz lohnt immer der direkte Blick in die offiziellen GEMA-Infos – dort sind Definitionen und Beispiele transparent dokumentiert (GEMA Privat/Öffentlich; GEMA Veranstaltungen/Anmeldung).
Hinweis:Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Im Zweifel solltest du dich direkt bei der GEMA oder einer fachkundigen Rechtsberatung informieren.